In Bezug auf die Vorabinformation nach § 134 GWB an die unterlegenen Bieter taucht in der Vergabepraxis immer wieder die Frage auf, wie ausführlich diese im Hinblick auf die Mitteilung der Gründe für die Nichtberücksichtigung gestaltet sein muss. Insbesondere zu dieser Thematik hat sich die VK Rheinland in ihrem Beschluss vom 09.12.2025 (Az. VK 73/25, Leitsätze abrufbar unter folgendem Link) geäußert. Aber – en passant – hat die VK Rheinland auch zu anderen interessanten Aspekten Stellung bezogen. Grund genug, die Entscheidung genauer zu betrachten…

Was war passiert?

Mit im EU-Amtsblatt veröffentlichter Auftragsbekanntmachung schrieb die Auftraggeberin die Lieferung von DC-Ladesäulen für den öffentlichen Bereich aufgeteilt auf drei Lose im offenen Verfahren EU-weit aus.

Neben anderen Bietern gab die spätere Antragstellerin für alle drei Lose jeweils ein Angebot ab.

Am 18.09.2025 informierte die Auftraggeberin die Antragstellerin über die Vergabeplattform gemäß § 134 GWB darüber, dass ihre Angebote für alle drei Lose nach der inhaltlichen Wertung insgesamt nicht Rang 1 erreichen konnten. Ihre Angebote hätten sich in den Kriterien „Preis", „Lieferzeit" und „Konzept" nicht gegenüber den erstplatzierten Angeboten durchsetzen können. Für alle drei Lose habe der Bieter B Rang 1 erreicht, sodass beabsichtigt sei, diesem Bieter den Zuschlag für die drei Lose zu erteilen, wobei frühester Zeitpunkt für die Zuschlagserteilung der 29.09.2025 sei. 

Am 29.09.2025 um 12:53 Uhr ging bei der VK Rheinland eine E-Mail der Antragstellerin ein. In dieser teilte sie mit, dass sie keine andere Möglichkeit habe, als gegen die Vergabe an das Unternehmen B Einspruch zu erheben. Für weitere Details verwies die Antragstellerin auf ein beigefügtes Schreiben und bat die VK Rheinland um kurzzeitiges Feedback. In dem der E-Mail beigefügten und auf den 28.09.2025 datierten Schreiben der Antragstellerin mit dem Betreff: „Einspruch gegen die Vergabe des Projektes ,Lieferung von DC-Ladesäulen für den öffentlichen Bereich’ betreffend das Unternehmen B” führte die Antragstellerin aus, dass Einspruch gegen das Ergebnis der Ausschreibung in den Losen 1 bis 3 erhoben werde, und gab die Gründe hierfür an. Diese E-Mail wurde am 29.09.2025 um 12:56 Uhr an die Auftraggeberin gesandt.

Nach Eingang der E-Mail machte die VK Rheinland die Antragstellerin auf die von ihr im Internet zur Verfügung gestellten Informationen zu den Anforderungen an einen Nachprüfungsantrag aufmerksam.

Daraufhin ging am 01.10.2025 das auf den 28.09.2025 datierte Schreiben der Antragstellerin, das bereits der E-Mail vom 29.09.2025 als Anlage beigefügt war, nochmals als Einschreiben mit Rückschein bei der VK Rheinland ein.

Auf telefonische Rückfrage der VK Rheinland teilte die Antragstellerin am 01.10.2025 mit, dass sie mit der Eingabe einen Nachprüfungsantrag stellen wolle und dass sie das Schreiben schon vor dem Versand an die Vergabekammer (auch) an den Auftraggeber geschickt habe.

Mit Schriftsatz vom 02.10.2025 teilte die Auftraggeberin unter Beifügung der entsprechenden Schreiben und Sendeprotokolle mit, dass der Zuschlag im Vergabeverfahren bereits am 29.09.2025 um 12:06 Uhr für alle drei Lose an den Bieter B erteilt worden sei.

Die VK Rheinland teilte der Antragstellerin unter Beifügung des Schriftsatzes der Antragsgegnerin mit, dass ein gemäß § 168 Abs. 2 Satz 1 GWB wirksam erteilter Zuschlag nicht aufgehoben werden könne, und bat um Mitteilung, ob die Antragstellerin vor diesem Hintergrund ihren Nachprüfungsantrag zurücknehme oder aufrecht erhalte. Daraufhin teilte die Antragstellerin mit, dass ihr Einspruch bestehen bleibe.

Entscheidung der VK Rheinland: Keine Gründe für die Unwirksamkeit des Zuschlags nach § 135 Abs. 1 Nr. 1 oder Nr. 2 GWB

Die VK Rheinland hat daraufhin den Nachprüfungsantrag der Antragstellerin zurückgewiesen. 

Der Nachprüfungsantrag sei unzulässig. Denn nach § 168 Abs. 2 Satz 1 GWB könne ein wirksam erteilter Zuschlag nicht aufgehoben werden. Vorliegend sei der Zuschlag am 29.09.2025 um 12:06 Uhr erteilt worden, nachdem die Auftraggeberin die Bieter einschließlich der Antragstellerin gemäß § 134 Abs. 1 GWB am 18.09.2025 in elektronischer Form über die Gründe für die Nichtberücksichtigung ihrer Angebote und die beabsichtigte Zuschlagserteilung informiert habe. Gemäß § 134 Abs. 2 Satz 1 und 2 GWB dürfe ein Vertrag bei elektronischer Übermittlung der Vorabinformation zehn Kalendertage nach Absendung der Information geschlossen werden. Dabei beginne der Fristlauf gemäß § 134 Abs. 2 Satz 3 GWB am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber. Daraus ergebe sich, dass vorliegend die Frist am 19.09.2025 begonnen und mit Ablauf des 28.09.2025 geendet habe. Dass dies ein Sonntag gewesen sei, sei unbeachtlich, da sich die Frist nach Kalendertagen richte. Daher habe der Zuschlag am 29.09.2025 erteilt werden dürfen.

Gründe für eine Unwirksamkeit des Zuschlags im Sinne von 135 Abs. 1 GWB seien, so die VK Rheinland weiter, nicht gegeben. Das Informationsschreiben der Auftraggeberin habe den Vorgaben des § 134 GWB entsprochen. Zwar sei es recht knapp formuliert gewesen. Allerdings sei es dem öffentlichen Auftraggeber über die in § 134 Abs. 1 GWB genannten Mindestanforderungen – Name des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll; Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung; frühester Zeitpunkt des Vertragsschlusses – hinaus freigestellt, den Bietern in der Mitteilung auch andere nützliche Informationen an die Hand zu geben. Der Auftraggeber dürfe sich aber kurz fassen und die einschlägigen Gründe für die Nichtberücksichtigung in zusammengefasster Form darstellen. Bei einer Mehrzahl von Zuschlagskriterien sei es ausreichend, wenn der Auftraggeber die einzelnen Wertungskriterien aufgreife und mitteile, dass mit dem Angebot in allen Punkten schlechtere Wertungsergebnisse erzielt worden seien als mit dem für den Zuschlag vorgesehenen Angebot. 

Vorliegend habe die Antragsgegnerin der Antragstellerin in ihrem Informationsschreiben mitgeteilt, in welchen Wertungskriterien – nämlich „Preis",„Lieferzeit" und „Konzept" – sie schlechtere Wertungsergebnisse als die für den Zuschlag vorgesehenen Angebote erzielt habe. Damit genüge das Informationsschreiben den Anforderungen nach § 134 Abs. 1 GWB und ein Verstoß gegen § 135 Abs. 1 Nr. 1 GWB liege nicht vor. Da der Auftrag durch Veröffentlichung im EU-Amtsblatt bekannt gemacht worden sei, sei auch kein Verstoß gegen § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB gegeben.

Die Zuschlagserteilung sei somit rechtmäßig erfolgt, das Nachprüfungsverfahren habe sich mit dem Tag der Zuschlagserteilung, d. h. am 29.09.2025 um 12:06 Uhr, im Sinne von § 168 Abs. 2 Satz 2 GWB erledigt. Ihren Nachprüfungsantrag habe die Antragstellerin dagegen erst am 01.10.2025 in der nach § 161 Abs. 1 Satz 1 GWB erforderlichen Schriftform – und damit nach Erledigung des Nachprüfungsverfahrens – gestellt. An der verfristeten Einlegung des Nachprüfungsantrages ändere sich im Übrigen aber auch nichts, wenn man – entgegen dem Gesetzeswortlaut – den von der Antragstellerin per E-Mail eingereichten Nachprüfungsantrag berücksichtige. Denn diese E-Mail sei erst am 29.09.2025 um 12:53 Uhr und damit ebenfalls nach wirksamer Zuschlagserteilung bei der VK Rheinland eingegangen. Ein Nachprüfungsantrag, der sich gegen ein bei seiner Einreichung bereits beendetes Vergabeverfahren richte, sei unstatthaft und damit unzulässig.

Zwar bestehe gemäß § 168 Abs. 2 Satz 2 GWB die Möglichkeit, einen Antrag auf Feststellung des Vorliegens einer Rechtsverletzung zu stellen. Ein solcher Antrag sei von der Antragstellerin jedoch nicht gestellt worden. Ein solcher Antrag sei im Übrigen auch unzulässig. Damit ein Feststellungsantrag Erfolg haben könne, müsse der ursprüngliche Nachprüfungsantrag zumindest statthaft gewesen sein. Dies setze jedenfalls voraus, dass die Erledigung – anders als hier – erst nach Eingang des Nachprüfungsverfahrens bei der Vergabekammer eingetreten sei.

Fazit und Praxishinweise

Aus der Entscheidung der VK Rheinland folgen gleich mehrere wichtige Erkenntnisse:

1. Der Auftraggeber darf sich bei der Angabe der Gründe für die Nichtberücksichtigung des Angebots im Rahmen des Vorabinformationsschreibens nach § 134 GWB kurz fassen und die einschlägigen Gründe in zusammengefasster Form darstellen. Bei einer Mehrzahl von Zuschlagskriterien reicht es aus, wenn der Auftraggeber die einzelnen Wertungskriterien aufgreift und jeweils mitteilt, wie das Angebot im Vergleich zu dem für den Zuschlag vorgesehenen Angebot abgeschnitten hat. Insoweit dürfte es genügen, wenn kriterienscharf – anstelle einer konkreten Punktzahl – lediglich eine Tendenz zum Abschneiden gegenüber dem für den Zuschlag vorgesehenen Angebot (besser, schlechter, gleich) mitgeteilt wird.
    
2. Die VK Rheinland schließt sich – nachdem das OLG Bremen insoweit Zweifel geäußert hatte – unausgesprochen der Rechtsprechung von VK Bund und OLG Düsseldorf an, wonach die Wartefrist auch mit Ablauf eines Samstags, Sonntags oder Feiertags enden kann. Danach ist weiterhin eine „Donnerstagspraxis“ möglich, wonach das Vorabinformationsschreiben, um zwei Wochenenden in die Wartefrist einzubeziehen, an einem Donnerstag versandt wird, um einen Ablauf der Wartefrist von 10 Tagen an einem Sonntag auszulösen und damit – bei ereignislosem Ablauf der Wartefrist – eine wirksame Zuschlagserteilung bereits am folgenden Montag zu ermöglichen. Praxishinweis: Wer – auch mit Blick auf das OLG Bremen – „auf Nummer sicher“ gehen will, kann aber auch über einen Versand der Vorabinformation an einem Freitag zwei Wochenenden in die Wartefrist einbeziehen.
    
3. Der Nachprüfungsantrag ist nach § 161 Abs. 1 Satz 1 GWB „schriftlich“ bei der Vergabekammer einzureichen. Demnach muss er per Post, per Fax oder per beBPo übersandt werden. Hingegen reicht ein Versand per E-Mail nicht aus.
    
4. Wurde der Zuschlag bereits wirksam erteilt, kann dieser nicht aufgehoben werden. Erfolgte die Zuschlagserteilung bereits vor Eingang des Nachprüfungsantrags bei der Vergabekammer, ist auch eine Umstellung auf einen Feststellungsantrag unzulässig.

Haben Sie Fragen im Zusammenhang mit der Formulierung von Vorabinformationsschreiben oder der Einlegung von Nachprüfungsanträgen? Wir beraten Sie gerne!