Zwar können nach deutschem Recht mittlerweile Handelsregisteranmeldungen auch im Rahmen eines Online-Verfahrens beglaubigt werden. Allerdings muss insoweit ein strenges Identifizierungsprozedere beachtet werden. Daher stellt sich für im Ausland ansässige Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder die Frage, ob eine Online-Beglaubigung im Ausland (bei der u.U. weniger strenge Identifizierungsregeln gelten) im deutschen Rechtsverkehr anerkannt wird und damit eine Alternative zur herkömmlichen Beglaubigung vor Ort in Deutschland darstellt.

Nach dem Beschluss des KG vom 17.07.2024 (NZG 2024, 1331) wurde diese Frage nun zumindest für eine in Österreich erfolgte Online-Beglaubigung verneint. Begründet wurde dies insbesondere damit, dass die in Österreich erfolgte Online-Beglaubigung nicht mit einer deutschen Online-Beglaubigung gleichwertig sei. 

Sachverhalt

In dem zu entscheidenden Fall meldete der Geschäftsführer einer deutschen GmbH die Änderung der inländischen Geschäftsanschrift der Gesellschaft beim Handelsregister an. Hierfür wurde eine von einem österreichischen Notar im Online-Verfahren erstellte Urkunde beim Handelsregister eingereicht. Die Eintragung wurde jedoch vom Handelsregister mit der Begründung abgelehnt, dass eine im Ausland erfolgte Online-Beglaubigung nur dann anerkannt werden könne, wenn das dortige Verfahren den §§ 40a, 16a I BeurkG gleichstünde. Dies sei vorliegend nicht der Fall. Die gegen die Entscheidung des Handelsregisters eingelegte Beschwerde wurde nun vom KG als unbegründet zurückgewiesen.

Begründung

Ob eine im Ausland erfolgte Online-Beglaubigung im deutschen Rechtsverkehr überhaupt anzuerkennen sei, richte sich danach, ob die tragenden Grundsätze des deutschen Beurkundungsrechts beachtet und ob das im Ausland zum Einsatz kommende Verfahren mit dem Verfahren nach §§ 16a, 40a BeurkG, 78p BnotO vergleichbar sei (Substitution). Dies ist nach der zutreffenden Ansicht des KG bei einer nach österreichischem Recht vorgenommenen Online-Beglaubigung nicht der Fall:

• Tragender Verfahrensgrundsatz des deutschen Beurkundungsrechts für die notarielle Online-Beglaubigung ist die Verwendung eines hoheitlichen Videokommunikationssystems. Während in Deutschland das Videokommunikationssystem von der Bundesnotarkammer betrieben wird, können sich österreichische Notare insoweit externer Dienstleister bedienen.
   
• Weiterer tragender Verfahrensgrundsatz ist die höchstpersönliche Identifizierung durch den Notar. Dabei sind ein elektronisches Identifizierungsmittel des Vertrauensniveaus „hoch“ sowie ein elektronisch ausgelesenes Lichtbild zu verwenden. In Österreich kann das Identifikationsverfahren auch von Mitarbeitern des Notars oder privaten Dienstleistern durchgeführt werden. Zudem kann die Identifizierung durch das sog. Video-Ident-Verfahren erfolgen, bei dem der amtliche Lichtbildausweis zur Identifizierung in die Kamera gehalten und optisch überprüft wird; ein „Auslesen“ des elektronischen Lichtbildes findet bei Video-Ident-Verfahren gerade nicht statt.[1]
   
• Des Weiteren gilt der tragende Verfahrensgrundsatz, dass die Urkunde mit qualifiziert elektronischen Signaturen des Notars und der Beteiligten versehen wird. Nach dem österreichischen Verfahrensrecht ist bereits eine einfache elektronische Signatur ausreichend; eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht zwingend erforderlich.

Des Weiteren ergab sich nach Ansicht des KG auch aus europarechtlichen Gesichtspunkten (RL 2017/1132/EU (GesR-RL) idF der RL 2019/1151/EU (Digitalisierungs-RL)) keine Pflicht, die in Österreich erfolgte Beglaubigung anzuerkennen. Der europäische Gesetzgeber habe keine über die Einführung von Online-Verfahren bei der Gründung von Gesellschaften sowie Einreichung von diese betreffende Unterlagen hinausgehende Harmonisierung angestrebt. Die Gestaltung der Online-Verfahren sowie die Prüfung der Echtheit und Vertrauenswürdigkeit der damit verbundenen Akte sollte vielmehr in der Hoheit der Mitgliedstaaten verbleiben.

Zuletzt sei auch nicht die Dienstleistungsfreiheit des österreichischen Notars gem. Art. 56 AEUV durch die fehlende Anerkennungspflicht verletzt.

Wegen der grundsätzlichen Bedeutung der Rechtssache hat das KG die Rechtsbeschwerde zum BGH zugelassen. Es bleibt daher abzuwarten, ob sich der BGH der Entscheidung des KG anschließt. Solange noch keine höchstrichterliche Rechtsprechung existiert, sollten (Online-) Beglaubigung nach unserer Empfehlung nur entsprechend den geltenden beurkundungsrechtlichen Vorschriften durch Notare mit Amtssitz in Deutschland vorgenommen werden.

Das Team von avocado rechtsanwälte unterstützt Sie gerne bei allen Themen des Gesellschaftsrechts und steht Ihnen insbesondere bei Fragen im Zusammenhang mit Handelsregisteranmeldungen beratend zur Seite.