Mit Beschluss vom 02.09.2026 (Az. Verg 38/25) hat das OLG Düsseldorf die Grenzen produktspezifischer Ausschreibungen präzisiert. Eine bestehende IT-Umgebung sowie allgemeine Hinweise auf Kompatibilität, Kosten oder Schulungen rechtfertigen danach grundsätzlich keine Beschränkung auf Geräte eines bestimmten Herstellers.

Was war der Anlass?

Die Antragsgegnerin schrieb europaweit 665 Apple-iPads sowie passende Schutzhüllen für Schulen aus. Das einzige Zuschlagskriterium war der Preis. Die vorhandenen Geräte von Schülerinnen, Schülern und Lehrkräften stammten ebenfalls von Apple und wurden über ein Mobile-Device-Managementsystem zur Verwaltung und Steuerung mobiler Geräte („MDM-System“)  einer anderen Firma verwaltet. Dieses konnte laut Vergabevermerk ausschließlich Geräte mit dem Betriebssystem von Apple steuern.

Die Antragsgegnerin begründete die Produktvorgabe mit der vorhandenen Infrastruktur, dem Aufwand für ein zusätzliches oder neues zentrales MDM-System, mit möglichen Fehlerquellen sowie mit Schulungs-, Support- und Mischbetriebsfragen. Sie verwies zudem auf MDM-Lizenzkosten und erhebliche Umstellungszeiten. 

Samsung als Antragstellerin rügte die fehlende Produkt- und Herstellerneutralität und beantragte nach erfolgloser Rüge die Nachprüfung.

Nachdem die Vergabekammer Westfalen den Nachprüfungsantrag erstinstanzlich zurückgewiesen hatte, hat nun das OLG Düsseldorf die Entscheidung aufgehoben und die Antragsgegnerin verpflichtet, das Verfahren bei fortbestehender Beschaffungsabsicht in den Stand vor Absendung der Bekanntmachung zurückzuversetzen.

Entscheidung des OLG Düsseldorf: Produktvorgabe nicht gerechtfertigt

Der Vergabesenat des OLG Düsseldorf hielt den Nachprüfungsantrag für zulässig und begründet. Die Antragstellerin sei antragsbefugt, da sie einen angebotshindernden Vergaberechtsverstoß geltend mache. Ihren Vortrag, Tablets auch unmittelbar für den Bildungssektor anzubieten, hielt der Senat für plausibel; die Rüge war auch nicht präkludiert.

Der Senat sah einen Verstoß gegen das Gebot produktneutraler Ausschreibung aus § 31 Abs. 1 Satz 1 VgV und damit gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz aus § 97 Abs. 2 GWB. Die Beschränkung auf ein Produkt von Apple begünstige bestimmte Unternehmen bzw. schließe umgekehrt bestimmte Unternehmen und Produkte vom Wettbewerb aus. Eine Rechtfertigung nach § 31 Abs. 6 VgV sei im vorliegenden Fall ebenfalls nicht gegeben.

Maßstäbe aus § 31 VgV: Ausnahme eng und konkret begründen

§ 31 Abs. 1 Satz 1 VgV verlangt eine Leistungsbeschreibung, die allen Unternehmen einen gleichen Zugang zum Vergabeverfahren gewährt. Verweise auf eine bestimmte Produktion, Herkunft oder Verfahren sind unzulässig, soweit sie Unternehmen oder Produkte begünstigen oder ausschließen. Eine produktscharfe Vorgabe kann nach § 31 Abs. 6 Satz 1 VgV jedoch ausnahmsweise durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt sein. Davon ist der Herstellerverweis als Leitfabrikat nach § 31 Abs. 6 Satz 2 VgV zu unterscheiden, der bei fehlender hinreichend genauer und allgemein verständlicher Beschreibung zulässig und mit „oder gleichwertig“ zu ergänzen ist.

Für eine echte Produktvorgabe fordert der Senat in seiner aktuellen Entscheidung nachvollziehbare, objektive und auftragsbezogene Gründe. Die Entscheidung müsse willkürfrei sein, dürfe also nicht auf sachfremden Erwägungen beruhen. Die Gründe müssten zudem tatsächlich vorliegen, gegebenenfalls nachgewiesen werden und dürften das Bieterfeld nicht diskriminieren. Zwar stehe dem Auftraggeber insoweit ein Beurteilungsspielraum zu. Wegen der Wettbewerbsbeschränkung seien produktspezifische Vorgaben jedoch restriktiv zu handhaben und nachvollziehbar zu dokumentieren. Pauschale Hinweise auf vermutete Inkompatibilitäten oder allgemeine Wirtschaftlichkeitserwägungen genügten regelmäßig nicht.

MDM-System, Systemwechsel und Mischbetrieb: Keine belastbare Rechtfertigung durch den öffentlichen Auftraggeber 

Die Antragsgegnerin begründete ihre Entscheidung gegen einen parallelen Betrieb mehrerer MDM-Systeme mit zusätzlichen Konfigurations-, Wartungs- und  Aktualisierungsaufwänden sowie möglichen Fehlerquellen. Diese Argumente wies das OLG Düsseldorf nicht per se zurück; allerdings beanstandete das Gericht das Fehlen präziser Angaben zum konkreten, zusätzlichen Zeitaufwand und zu den behaupteten Funktionsbeeinträchtigungen. Insbesondere sei offengeblieben, wie häufig Konfigurationen, Wartungen und Updates erforderlich würden und welche Folgen sie hätten.

Der Auftraggeber habe sich außerdem nicht ausreichend mit den tatsächlichen Folgen eines Wechsels zu einem betriebsoffenen MDM auseinandergesetzt und die Unverhältnismäßigkeit eines solchen Wechsels nicht belegt. Die angesetzten 60 Minuten je Gerät sowie insgesamt 2.950 Stunden und sieben Monate hielt der Senat insoweit nicht für plausibel, zumal viele Tablets gesammelt konfiguriert werden könnten. Tatsächliche Umstellungszeiten und Kosten seien nicht konkret dargelegt worden. Allgemeine Hinweise auf den Aufwand für das Einsammeln der Geräte, Testumgebung, Schulungen, Strukturkonzeption oder Vertragsänderungen genügten insoweit nicht.

Auch die vom Auftraggeber angeführten, mit einem Mischbetrieb einhergehenden Probleme im Rahmen der Nutzung von Tablets unterschiedlicher Hersteller waren nach Auffassung des Senats nicht ausreichend substantiiert. Erhöhter Supportaufwand, langsamere Unterstützung im Unterricht und Probleme mit unterschiedlichen Apps seien wiederum nur abstrakt behauptet worden. Der Schulungsaufwand der Lehrkräfte sei rechnerisch nicht nachvollziehbar und unbelegt. Zudem habe die Antragsgegnerin insbesondere nicht benannt, welche pädagogischen Konzepte oder Lern-Apps ausschließlich mit dem Betriebssystem von Apple kompatibel seien, welche Alternativen bestünden und weshalb diese keine vertretbare Lösung darstellten.

Schließlich könnten auch die Lizenzkosten von 60.000,00 EUR die Produktvorgabe nicht rechtfertigen. Die Berechnung berücksichtige nach Auffassung des Senats nicht, dass Lizenzkosten für Ersatzgeräte ohnehin erneut anfielen und bei weiter genutzten Bestandsgeräten allenfalls ein anteiliger Restlaufzeitwert betroffen sein könne. Ein unverhältnismäßiger wirtschaftlicher Mehraufwand war daher nicht plausibel dargelegt.

Praktische Bedeutung für IT-Vergaben

Mit dieser Entscheidung präzisiert der Vergabesenat die bereits bestehende Linie in der Rechtsprechung der Vergabenachprüfungsinstanzen (vgl. u.a. OLG Düsseldorf, Beschluss vom 10.07.2024 – VII Verg 2/24, OLG Brandenburg, Beschluss vom 08.07.2021 – 19 Verg 2/21, OLG München, Beschluss vom 26.03.2020 – Verg 22/19) und zieht dabei der Beschaffungsautonomie öffentlicher Auftraggeber Grenzen. Zwar entscheidet der Auftraggeber grundsätzlich, was er beschaffen möchte. Führt eine produktneutrale Ergänzung weder zu unverhältnismäßigem Mehraufwand noch zu nicht hinnehmbaren Funktionsbeeinträchtigungen, kann der Auftraggeber jedoch im Sinne der Durchführung eines vergaberechtskonformen Verfahrens auch verpflichtet sein, seine bestehende Systemlandschaft anzupassen. 

Die Entscheidung zeigt einmal mehr, dass öffentliche Auftraggeber insbesondere im Rahmen eines Beschaffungsvorgangs im IT-Bereich konkret darlegen müssen, dass ein Systemwechsel zu unverhältnismäßigem Mehraufwand oder zu einer unzumutbaren Funktionsbeeinträchtigung führt. Pauschale Annahmen genügen hierfür nicht.

Demnach müssen der technische Anpassungsbedarf, Risiken für Funktionalität und Systemsicherheit sowie Kosten und Zeitaufwand umfassend und nachvollziehbar ermittelt und im Vergabevermerk entsprechend dokumentiert werden. Herstellerbindungen dürfen nicht allein fortgeschrieben werden, weil ein Systemwechsel oder Mischbetrieb organisatorisch unbequem ist.

Bieter hingegen sollten Hersteller- oder Produktvorgaben frühzeitig darauf prüfen, ob Kompatibilitäts- und Wirtschaftlichkeitsgründe konkret und auftragsbezogen in den Vergabeunterlagen bekanntgemacht worden sind. Bei pauschalen oder nicht nachvollziehbaren Angaben kann eine fristgerechte Rüge wegen Verstoßes gegen § 31 VgV und § 97 Abs. 2 GWB geboten sein. 

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