Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) führt seit dem 14.01.2022 eine Datenschutzprüfung bei Immobilien- und Hausverwaltungen durch. Ziel der Prüfung ist die Kontrolle der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben bei der Mieterwerbung (siehe hier zum Anschreiben, den bei der Prüfung gestellten Fragen und einem Informationsblatt). Diese Maßnahme nehmen wir zum Anlass, Ihnen einen kurzen Überblick über die datenschutz- und immobilienrechtlichen Anforderungen bei der Mieterwerbung zu geben.

Mieterselbstauskunft

Der Fokus der Prüfung des BayLDA liegt auf der Datenverarbeitung im Rahmen der Mieterselbstauskunft. Hierzu hatten die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden bereits Anfang 2018 eine Orientierungshilfe veröffentlicht. Das BayLDA geht davon aus, dass in vielen Fällen bereits in der ersten Phase der Kontaktaufnahme von den möglichen Mietern zu viele Informationen verlangt würden. So ist es nach Ansicht der Aufsichtsbehörden rechtswidrig, bereits im Rahmen der Vereinbarung eines ersten Besichtigungstermins Informationen zur Bonität oder gar Gehaltsabrechnungen oder eine Selbstauskunft einer Auskunftei zu verlangen. Solch umfassenden Daten dürften regelmäßig erst verlangt werden, wenn ein beidseitiges Interesse an der Anbahnung eines Mietverhältnisses bestehe. Entscheidend ist somit nach Ansicht der Aufsichtsbehörden der Zeitpunkt der Abfrage von Informationen bei den Interessenten.

Einwilligungen

Sehr kritisch bewerten die Aufsichtsbehörden Versuche, zusätzliche Informationen frühzeitig auf Grundlage von freiwilligen Einwilligungserklärungen der Mieter abzufragen. Angesichts möglicher Abhängigkeiten zwischen Vermieter und Mieter haben die Aufsichtsbehörden hier große Zweifel, dass eine solche Einwilligungserklärung freiwillig abgegeben werden kann. In diesem Punkt müssen Immobilien- und Hausverwaltungen sehr genau prüfen, welche Informationen gegebenenfalls dennoch auf eine rechtmäßige Einwilligung gestützt werden und wie die Erklärungen hierzu formuliert werden sollten. Das gilt übrigens auch für oft zusätzlich eingeholte Einwilligungserklärungen zu Newslettern oder sonstigen Informationen über weitere Immobilien. Die anzulegenden Maßstäbe an die Freiwilligkeit einer Einwilligung bei Gewerbeimmobilien sind dabei sicher weniger hoch als bei privat genutzten Immobilien.

Sonstige datenschutzrechtliche Anforderungen

Die Prüfung nimmt die Aufsichtsbehörde zum Anlass, auch die korrekte Datenschutzinformation der Mieter (Art. 13 und 14 EU Datenschutz-Grundverordnung) sowie die jeweilige Aufbewahrungsdauer der Daten abzufragen.

Auch weist sie auf die einzuhaltenden Grundsätze der Datenminimierung hin. Danach sei es zum Beispiel auch unzulässig, vom Mietinteressenten zwingend mehrere Kontaktmöglichkeiten (E-Mail und Telefon) angeben zu lassen. Für die Zwecke des Vertragsabschlusses genüge hier eine Kontaktmöglichkeit.

Achtung bei Gewerbeimmobilien!

Das Datenschutzrecht schützt zunächst nur natürliche Personen. Dennoch sollten Immobilien- und Hausverwaltungen auch bei Gewerbeimmobilien aufpassen. Einzelkaufleute fallen trotz ihrer Gewerbeanmeldung weiterhin unter den Schutz der DSGVO. Auch bei einer Ein-Personen-GmbH oder sonstigen Kleinbetrieben können Informationen über die Bonität regelmäßig Informationen über die finanzielle Lage des einzigen Gesellschafters/Eigentümers zulassen. In solchen Fällen gilt die DSGVO auch für eine mögliche Selbstauskunft der juristischen Person.

Ausblick

Die Immobilienwirtschaft steht schon seit Geltung der DSGVO oft im Fokus der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörden (siehe beispielsweise hier). Angesichts der Tätigkeit gibt es in diesem Bereich regelmäßig eine gewisse Anzahl an potenziell verärgerten, abgelehnten Bewerbern oder ausgeschiedenen Mietern. Dadurch steigt das Risiko, dass mögliche Nachlässigkeiten im Datenschutz den Aufsichtsbehörden gemeldet werden. Entsprechend sollten Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft ihr Datenschutz-Management nicht vernachlässigen, um keine unnötigen datenschutzrechtlichen Bußgeldverfahren zu riskieren.

Sollten Sie Fragen zu der laufenden Kontrollmaßnahme oder sonstigen datenschutzrechtlichen Anforderungen für Ihr Unternehmen haben, unterstützen unsere Experten aus den Fachbereichen „Bau und Immobilienwirtschaft“ sowie „Geistiges Eigentum, Medien und Informationstechnologie“ Sie sehr gerne.